Comment s’assurer de la qualité du service après l’externalisation de secrétariat ?

Les entreprises ont tendance à solliciter l’accompagnement des professionnels externe pour certains services. Le secrétariat aussi peut être confié à une structure extérieure. On parle dans ce cas d’externalisation de secrétariat. Une fois que cette option est faite, on se pose des questions sur la qualité des services à l’égard des clients. Que faire pour garantir la qualité des services après l’externalisation ? Lisez la suite de cet article afin d’avoir des astuces pour un service de secrétariat externalisé de qualité. 

Les raisons d’une externalisation du secrétariat

Une entreprise ne choisit pas l’externalisation de services du secrétariat pour rien. C’est en réalité pour profiter suffisamment des avantages liés à ce service que ce choix est effectué. Si vous êtes à la recherche d’informations importantes, essayez ici. En effet, c’est une opération qui contribue à faire des économies, puisque le coût est réduit. En réalité, l’entreprise qui opte pour une externalisation du secrétariat n’aura plus besoin de payer les frais relativement au recrutement. Une autre raison de l’externalisation est la flexibilité du service. Le prestataire doit prendre les dispositions pour s’adapter aux besoins de l’entreprise. C’est aussi une stratégie pour les entreprises pour avoir accès à l’accompagnement des experts. Puisqu’il existe des compétences spécialisées qu’offrent les prestataires aux entreprises. 

Avoir un cahier de charge détaillé

Malgré les différents avantages liés à l’externalisation, il est capital de prendre des dispositions afin de garantir la qualité des services. L’une des stratégies est de procéder à la rédaction d’un cahier de charge assez précis. Dans le cahier de charge, il faudra détailler les missions des prestataires, les indicateurs de performances ainsi que les modalités de la collaboration. De manière concrète, le cahier de charge doit être explicite sur le niveau de réactivité escompté, les exigences liées à la protection des données et la confidentialité. Dans le cas d’un contentieux, le cahier de charge doit expliquer la procédure à suivre. 

Choisir le meilleur prestataire

Dans n’importe quel domaine, il faut collaborer avec les meilleurs pour avoir des services de qualités. C’est la même chose pour le service externalisé. Vous devez donc procéder à une analyse poussée des offres disponibles sur le marché avant de faire le choix du prestataire. Pour y arriver, il faut s’intéresser à l’expérience du prestataire dans le domaine du secrétariat. Il faut aussi analyser la capacité d’adaptation du prestataire avant de le choisir. Les références et surtout le nombre de clients que le prestataire a satisfait sont des critères pour évaluer sa performance. Une fois que le choix est bien effectué, la qualité du service sera au rendez-vous. 

La mise en place d’un suivi permanent

Une autre astuce qui va garantir la qualité du service est l’installation d’un suivi régulier de commun accord avec le prestataire. Ce suivi doit donc se baser sur des éléments comme le taux d’erreurs, le temps de réponse qui sont les indicateurs de performance. Il faut réaliser aussi des contrôles de qualités ainsi que des audits. Par ailleurs, il faudra instaurer des réunions régulières de mises au point. Ainsi, les solutions seront trouvées ensemble pour contrer les défaillances constatées.

Un dernier point important pour s’assurer de la qualité des services externalisés est la communication. Cette dernière doit être organisée avec le prestataire. Pour y arriver, il faudra se rendre disponible pour répondre et fournis tous les renseignements dont il aura besoin. L’entreprise doit rester en contact avec le prestataire afin de l’aider à actualiser les données.